Gestión documental de trabajadores, con la habilitación de cada cargo a la vista
Define qué documentos exige cada cargo, pide lo que falta, revisa cada carga y sigue su vigencia. Clikma muestra quién está habilitado y qué está por vencer, y guarda el historial que pide una auditoría.
Cobertura del área
11 de 15 capacidades analizadas en esta área, de fábrica. Cómo se contó
La gestión documental de trabajadores suele quedar repartida entre planillas, carpetas compartidas y correos: exámenes de salud ocupacional, licencias, cursos de seguridad y certificaciones que vencen en fechas distintas. Cuando hay que resolver la habilitación por cargo, o cuando llega una auditoría o una fiscalización, cuesta responder con certeza quién cumple y a quién le falta qué.
Clikma es ante todo una plataforma de aprendizaje, y el cumplimiento documental convive en ella con la formación: defines los requisitos de cada cargo, pides los documentos que faltan, revisas cada carga y sigues la vigencia de cada acreditación, por persona y por grupo. Se integra con el sistema de recursos humanos de la empresa, y el personal de empresas contratistas convive en la misma plataforma que el propio.
Requisitos y habilitación por cargo
Matriz de requisitos documentales por cargo Diferencial
Para cada perfil de cargo y tipo de documento defines si es obligatorio, opcional o no aplica, y qué requisitos bloquean la habilitación.
Tipos de documento normativos Diferencial
Salud ocupacional, seguridad, conducción, formación y normativos, cada tipo con vigencia por defecto, años de retención y aprobación obligatoria.
Ficha de habilitación y análisis de brechas Diferencial
Muestra cuántos requisitos cumple cada persona, qué le falta según su cargo y de dónde viene cada requisito. El colaborador ve su propia habilitación.
Certificaciones externas con emisor y vigencia Diferencial
Licencias, exámenes y certificaciones de terceros con emisor, identificador, fechas de emisión y de vencimiento, horas y tipo de certificación.
Documentos, revisión y vigencia
Carpeta digital del colaborador
Los documentos de cada colaborador ordenados por tipos configurables, con sus archivos, atributos y vigencia, por persona o por grupo.
Control de documentos con vigencia
Cada acreditación figura como válida, por vencer o vencida, por persona y por grupo, para saber quién está al día con su cumplimiento documental.
Levantamientos documentales Diferencial
Campañas que piden a cada colaborador los documentos que le faltan. El supervisor puede definir antes qué se le exige a su gente, y cada solicitud se puede eximir.
Revisión y versiones de cada documento Diferencial
Cada carga queda en revisión hasta que se aprueba, se rechaza o se observa, y conserva todas sus versiones y su historial.
Renovación masiva y alertas de vencimiento Diferencial
Solicitudes de renovación en lote y alertas antes de que venza un documento crítico.
Auditoría y acuse de lectura
Auditoría exportable del cumplimiento Diferencial
Historial de cada requisito y documento, exportable para auditorías y fiscalizaciones, con los años de retención de cada tipo.
Acuse de lectura de políticas y reglamento interno
El colaborador firma el documento al aprobar un contenido, con foto del carnet y registro de quién firmó. Las comunicaciones traen reporte de lecturas.
Diferencial Funcionalidad que ninguna de las otras plataformas analizadas ofrece completa de fábrica.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una matriz de requisitos documentales por cargo?
Es la tabla que define, para cada perfil de cargo y cada tipo de documento, si ese documento es obligatorio, opcional o no aplica. En Clikma además indicas qué requisitos bloquean la habilitación de la persona.
¿Cómo saber qué trabajadores tienen documentos vencidos o por vencer?
En Clikma cada acreditación muestra su estado (válida, por vencer o vencida) por persona y por grupo. La plataforma alerta antes de que venza un documento crítico y permite pedir las renovaciones en lote.
¿Cómo se piden los documentos que le faltan a cada trabajador?
Con un levantamiento documental: una campaña que le pide a cada colaborador lo que le falta. El supervisor puede definir antes qué se le exige a su gente, y cada solicitud se puede eximir.
¿Quién revisa los documentos que sube cada persona?
Cada carga queda en revisión hasta que se aprueba, se rechaza o se observa. Clikma guarda todas las versiones del documento y su historial.
¿Clikma sirve para responder a una auditoría o fiscalización?
Sí. El historial de cada requisito y de cada documento se exporta para auditorías y fiscalizaciones, y cada tipo de documento lleva sus años de retención.
¿Se pueden registrar licencias y certificaciones obtenidas fuera de la empresa?
Sí. Clikma registra licencias, exámenes y certificaciones de terceros con su emisor, identificador, fechas de emisión y de vencimiento, horas y tipo de certificación.
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